Controllerin tai talousjohtajan tehtävä yrityksessä keskittyy sisäisen laskennan talouden raporttien ja ennusteiden parissa työskentelyyn, sekä ulkoisen laskennan kirjanpidon ja viranomaisraportoinnin työstämiseen.
Tieto tuo kannattavuutta ja tilannekuvaa
Oma osaamisemiseni keskittyy sisäiseen laskentaan, eli liiketoiminnan seurannan ja tulevaisuuden eli strategiatyön ja päätösten kannalta merkittävään tietoon. Sisäisen laskennan raporteilla voidaan tutkia esimerkiksi seuraavia liiketoiminnan osa-alueita:
- Tuotekannattavuus ja hinnoittelu. Mistä tuotteista tulee eniten katetta, ja kuinka tuotteiden kannattavuus näyttäytyy kun logistiikan, myynnin, markkinoinnin, työkalujen, työvoiman ja toiminnan kiinteät kulut vyörytetään tuotteille.
Esimerkki: hyväkatteinenkin tuote voi olla kannattamaton, mikäli siihen kohdistuu poikkeuksellisen paljon työtä tai hallinnollisia kuluja. Toisaalta pienemmänkin katteen tuote voi olla lisätyiltä kuluiltaan hyvinkin kannattava.
- Kustannusrakenne ja kustannuslaskenta eli mihin rahaa kuluu, mistä sitä tulee, ja kuinka paljon kulut joustavat myynnin määrän mukaan. Kustannusrakenteessa otetaan kantaa myös yrityksen tunnuslukuihin kuten myyntikatteeseen ja liiketulokseen tarvittaessa tuoteryhmä- kustannuspaikka tai liiketoimintokohtaisesti, jotta se mistä tulos oikeasti muodostuu, on kirkkaasti selvillä.
Esimerkki: Yritys huoltaa ja myy sähkökeskuksia. Kustannusrakenteen tarkastelussa toiminta voidaan jakaa näihin kahteen toimintoon, ja mahdollisesti sähkökeskusten merkkien perusteella. Välilliset ja kiinteät kulut vyörytetään seurantakohteille, jolloin nähdään miten liiketoiminnan eri osa-alueet suoriutuvat.
- Kausi- ja trendiennusteet ovat luonnollinen osa liiketoimintaa, jotka helpottavat talouden ja esimerkiksi lomien suunnittelua. Pidempään toimineella yrityksellä osa tiedosta tulee ns. selkärangasta, mutta tarkempaan laskentaan päästään tarkastelemalla kehitystä aikasarjan komponenttien eli trendin, kausivaihtelun ja satunnaisvaihtelun kautta. Pidemmälle vietynä voidaan regressioanalyysillä tarkastella esimerkiksi säätilan, inflaation tai korkotason vaikutusta, eli ymmärtää niiden merkitys tulevaisuuden suunnittelun kannalta. Kausivaihtelut voivat myös olla tietoon perustuvan kannustinpalkkausmallin osia, joissa kauteen verrattuna poikkeuksellisen hyvästä suorituksesta palkitaan.
Esimerkki: Autoalalla toimiessani alan kausiluonteisuus näyttäytyi voimakkaana, eikä se toki ole yllätys, sillä harrasteautoilu on hyvin kausiluonteista. Purkamalla myynnin trendit kausivaihteluksi, mahdollistettiin silti tarkempi ja tietoon perustuva budjetointi, ja pystyttiin seuraamaan lämpötilan, eli kevään alkamisen vaikutusta myyntiin.
- Poikkeuksien seuranta ja määräaikaisraportit ovat perinteisin ja yleisin asia, jota kunkin yrittäjän tulisi seurata. Raportoinnissa tulisi ottaa kantaa siihen kuinka toiminta on pysynyt suunnitellussa budjetissaan, ja varmistaa onko kaudessa poikkeuksellisia tapahtumia. Raportointi on täysin vapaamuotoista, eli raportin tulisi sisältää yrityksen toiminnan kannalta tärkeimpiä tietoja. Kaupan alan yrityksellä nämä voivat olla myydyimpien tuotteiden listauksia ja vertauksia edellisvuoteen, toteutuneiden yhteydenottojen määriä, tilauskantaa, reklamaatioiden määriä tai sairaspoissaoloja. Tämän tyyppisten sisäisen laskennan raporttien on tarkoitus laajentaa kirjanpitäjältä saatua kuukausiraporttia, eli vetää yhteen ne asiat jotka ovat toiminnalle kaikkein merkityksellisimpiä.
Esimerkki: Toukokuun kirjanpitoraportti näyttää myyntiä syntyneen 115 000 euroa, ja tulosta 24500. Edellisvuoteen verrattuna myynti kasvoi 24 %, ja tulos 17 %. Toisin sanoen, vaikka luvut ovat sesongin ollessa käynnissä hyviä, on tuloksen kehitys liikevaihtoon verrattuna heikompaa – reikä ämpärin pohjassa on siis kasvanut, ja ensisijaisen tärkeää on ottaa selvää miksi se on kasvanut, ja voidaanko sitä supistaa. Raportoinnissa voidaan tälläisessä tapauksessa ottaa kantaa esimerkiksi myytyihin tuotteisiin tai tuloslaskelman kululajeihin, eli kaivaa esiin syy. Yrittäjän harkinnassa on, tulisiko kulujen nousua ohjata vahvemmin myyntihintoihin, löytyisikö sopeutusmahdollisuuksia logistiikan kustannuksista, vai onko juurisyy se johon voi vaikuttaa.
Yhteenvetona sisäisen laskennan ydin on tuottaa liiketoiminnan johtamisen kannalta arvokasta tietoa, joka jokaa parempiin päätöksiin ja tilannetietoisuuteen. Pelkkä raportti ei tee kesää, mutta tieto siitä mikä on vaikuttanut tulokseen ja mitä asialle voisi tehdä, tai missä juuri nyt mennään, on arvokasta tietoa jota jokaisen yrittäjän tulisi seurata voidakseen tehdä harkittuja päätöksiä.
Controller on demand palvelut
Harvan pienemmän yrityksen kannattaa palkata oma controller, ja toisaalta työn tekeminen oman toiminnan ohessa voi olla haastavaa. Ratkaisuksi tarjoan controller on demand palvelua, jossa autan yritystäsi johtamaan toimintaa tiedolla ja faktoihin perustuen. Raportointitarpeen päätät itse, ja kyse voi olla niin vuosiraportista kuin toistuvastakin seurannasta, tai adHoc toimeksiannosta jossa paneudutaan kertaluonteisesti jonkin talousjohdon aiheen laskentaan.
Miksi minuun kannattaa olla yhteydessä?
- Kokemusta talousjohdosta ja lukujen excelöinnistä vuodesta 2006, eli liki 20 vuotta.
- Muodollinen talouden ja rahoituksen sekä data-analyysin ajantasainen korkeakoulutus.
- Työskentelen useiden yritysten kanssa, joten näen asiat helpommin objektiivisesti ja ulkopuolelta.
- Ymmärrän bisnestä laajasti, eli en ole vain talouden ammattilainen vailla kosketusta bisnekseen.
- En tee laskentaa koska on pakko, vaan koska pidän siitä ja olen siinä hyvä.
- Pelkän raportin sijaan haluan olla strateginen kumppani, eli auttaa yritystäsi menestymään.
Ole yhteydessä, niin keskustellaan miten voin auttaa yritystäsi johtamaan tarkemmalla tiedolla. Lupaan myös, että en pakkomyy, vaan otan vain toimeksiannot joissa voin aidosti tuottaa hyötyä ja laskuttaa siitä hyvillä mielin.